Správa smluv
Mějte dokonalý přehled o povinnostech plynoucích ze smluv včetně hlídání termínů a kontroly budgetů. Díky DOCU-X budete mít jasno ve verzích smluv a průběhu připomínkování a schvalování.
Proč digitalizovat smlouvy?
Urychlíte schvalování smluv
Zkraťte podpisový proces z týdnů na dny a urychlete uzavírání obchodů. Rychlejší obrat znamená dřívější příjmy a silnější konkurenční pozici.
Mějte vše na jednom místě. Okamžitě
Centralizovaná databáze smluv eliminuje ztracené dokumenty a zdlouhavé hledání. Klíčové informace máte vždy okamžitě k dispozici, i na cestách a v telefonu.
Nechte hlídání termínu na nás
Systém automaticky upozorní na blížící se expirace a milníky. Díky tomu se vyhnete nechtěnému prodloužení nevýhodných smluv nebo ztrátě důležitých příležitostí.
Zrychlete proces díky šablonám
Jednotné šablony a schvalovací workflow zajišťují konzistentní kvalitu a právní jistotu. Minimalizujete rizika a zjednodušíte školení nových zaměstnanců.
Buďte si jistí, že jste chránění
Smlouvy jsou chráněné řízenými přístupy. Máte jistotu, že citlivá data zůstanou v bezpečí a splníte všechny legislativní požadavky.
Najděte řešení i pro další oblasti
Docu-x je tu od toho, aby vám pomáhalo tam, kde je třeba.
Další řešeníS těmito systémy máme zkušenosti
Jak vypadá řešení pro digitalizace smluv?
- Generování smluv ze šablon, popř. přijetí emailem
- Centralizované ukládání a řízení přístupů
- Připomínkovací a schvalovací proces
- Podepisování
- Hlídání termínů a notifikace
- Vazby na další doklady (faktury, budgety, objednávky apod.)
Nové smlouvy snadno vznikají z připravených šablon s jednotnou strukturou, nebo se jednoduše nahrají z e-mailu. Tím se urychlí start a sníží chybovost.
Všechny smlouvy jsou bezpečně na jednom místě, s jasně nastavenými přístupovými právy. Každý vidí jen to, co potřebuje, a dokumenty se nikdy neztratí.
Workflow vede smlouvu správným postupem přes všechny potřebné role. Vzniká tak transparentní proces s auditní stopou, bez chaosu v e-mailech a verzích.
Elektronické podpisy a integrace s certifikovanými službami zkracují dobu uzavření smlouvy z týdnů na dny. Vše probíhá plně v souladu s legislativou.
Systém automaticky upozorňuje na expirace, výročí smluv nebo klíčové milníky. Minimalizujete riziko prodloužení nevýhodných smluv nebo propásnutí šance k vyjednávání.
Každá smlouva je propojená s návaznými dokumenty. CFO a controlling tak mají kompletní přehled o čerpání, plnění a finančních dopadech v reálném čase.
Kdo využívá naše řešení pro digitalizaci dokumentů a procesů?
Často vás zajímá
Jaké výhody nám může přinést zavedení systému pro správu smluv?
Výhody závisí na množství dokumentů a procesech kolem nich. Rádi s vámi projdeme, jak může systém pomoci právě ve vašem prostředí. Nechceme slibovat úsporu, aniž bychom znali vaši firmu.
Jak systém pracuje s verzemi smluv a historií změn?
Každá úprava má svou verzi a je dohledatelná v auditní stopě.
Umí systém hlídat termíny, platnosti nebo události u smluv?
Ano, termíny lze evidovat a nastavit s nimi notifikace.
Jak funguje schvalování smluv a nastavení přístupových práv?
Schvalování i oprávnění lze nastavit podle rolí nebo oddělení.
Můžeme začít jednoduchým balíčkem a později přejít na komplexnější řešení?
Ano, systém je škálovatelný — můžete začít základní verzí a později ji rozšiřovat.
