Případová studie

Urychlili jsme kontrolu faktur z 1 hodiny na pouhé 2 minuty

Kdo je ASB Group

ASB Group je dynamická poradenská společnost působící v klíčových zemích regionu CEE: České republice, Polsku, Slovensku a Maďarsku. Náš tým, který čítá více než 450+ specialistů, pomáhá na každodenní bázi mezinárodním i lokálním firmám v jejich podnikání. Naší specializací je zakládání společností, účetnictví a reporting, daňové poradenství, transakční poradenství, korporátní služby a v neposlední řadě také vedení mzdové a HR agendy. Díky komplexnímu pokrytí klíčových oblastí podnikání se mohou naši klienti soustředit primárně na hlavní část svého byznysu.

Nákladné ruční zpracování dokladů, chybovost a zdlouhavé schvalovací procesy

Zpracování faktur a dalších dokladů prováděli zaměstnanci společnosti ASB ručně a zadávali je do jednotlivých systémů odděleně. Při vysokém objemu zpracovávaných dokladů tak byly kladeny vysoké nároky na výkon zaměstnanců, což vedlo k vzniku vysoké chybovosti.

Tímto přístupem se do procesů nabalovaly další problémy spojené s neefektivním schvalováním dokladů nebo jejich kontrolou. Zároveň nebylo možné bezpečně a efektivně sdílet data se zákazníky. Vzniklá situace vyžadovala buď nákladné zvýšení počtu zaměstnanců, nebo nalezení účinného a výhodného řešení.

Hlavní výzvy ASB Group

Zdlouhavá kontrola příchozích dokladů

Vysoká chybovost

Časové náročné a komplikované schvalování

Efektivní sdílení výstupů s klienty

4× rychlejší zápis do systému a úspora 100 000 listů papírů ročně

Díky zavedení systému Docu-X jsme ve společnosti ASB zrychlili a zefektivnili všechny procesy spojené se zadáváním a schvalováním dokladů do systému Helios.

Po přijetí projde faktura 3 systémy a přitom je uložena stále na jednom místě. Nad dokumenty lze sledovat komunikaci a všechny úpravy se provádějí na jednom místě. Doklady zapisujeme do systému 4× rychleji, než kdyby to dělal člověk. Proto můžeme svým zákazníkům garantovat zpracování dokladů do 48 hodin od jejich zaslání odesílatelem, což pro nás znamená obrovskou konkurenční výhodu.

Hlavní přínosy zavedení Docu-x

Schvalovací proces faktury ze zkrátil z 20 minut na 5

Snížení procesu kontrol z 60 minut na pouhé 2 minuty

Automatické kontroly dokladů

Efektivnější řízení firemní dokumentace

Zjednoduší interních procesů

Řešení certifikované pro integraci se systémem Helios

„DOCU-X poskytuje bezpečnou platformu na sdílení dat a informací s našimi klienty. Je to způsob, jak schvalovat faktury s odpovědnými manažery, faktury jsou vytěžovány automatickým systémem OCR, a je to i platforma na sdílení našich výstupů s klienty. Odpadá neefektivní a zdlouhavá komunikace e-maily. A vše je to navíc propojené s naším účetním systémem Helios a vše se odehrává v bezpečném prostředí.”

Petr Studnička