Případová studie

Ušetřili jsme nejen 0,75 úvazku v účetním oddělení

Kdo je Forvis Mazars

Forvis Mazars nabízí auditorské, daňové, poradenské a konzultační služby po celém světě s cílem poskytovat klientům špičkovou péči a pomoci jim připravit se na budoucnost.

3-stupňové schvalovací kolečko bylo v papírové formě neudržitelné

Růst firmy šel ruku v ruce s nárůstem objemu dokladů, které už nebylo možné v papírové podobě zvládnout kontrolovat a schvalovat. V souvislosti s umožněním home office se společnost dostala do situace, kdy nutně potřebovala nahradit starý neservisovaný software pro správu datových schránek a automatizaci distribuce datových zpráv.

Vedení začalo vybírat komplexní řešení, které by bylo možné upravovat na míru a se kterým se lze spolehnout na další vývoj, například při schvalování nových klientů, řešení příkazních smluv apod.

Hlavní výzvy Forvis Mazars

Zavedení komplexního řešení pro vytěžování dokladů a workflow

Veškerá interní agenda na jednom místě

Bezpapírový oběh dokladů

Přehled a kontrola interní účtárny nad doklady ve všech fázích oběhu

Snížení nákladů za účetnictví, které dovolilo zavést pozici specialisty pro reporting

Při hledání ideálního řešení bylo osloveno několik dodavatelů. Mnohá robustní řešení, která nebylo možné přizpůsobit na míru, nebyla pro potřeby firmy přijatelná. U Docu-x přesvědčily dobré reference a kvalitní funkce.

Po zavedení řešení ve firmě Forvis Mazars při schvalování dokladů a kontrole finančního oddělení šetří spoustu času a nervů. Došlo k úplné eliminaci archivace dokladů v papírové podobě. Další časové úspory vznikají díky automatu na předzpracování datových zpráv. Firma se tak celkově propracovala k značné úlevě od rutinní práce, což umožnilo více se věnovat kontrole a výstupům z účetnictví.

Hlavní přínosy zavedení Docu-x

Úspora 0,75 pracovního úvazku v účtárně

Absolutní přehled v každé fázi schvalovacího procesu

Plná automatizace stávajících procesů

Bezpapírový oběh dokumentů

„Ani si nedovedu představit, co bychom dělali v lockdownu bez zavedeného vytěžování dokladů a zpracování v DMS. Myšlenka na bezpapírový oběh dokladů u nás zrála poměrně dlouho. Určitě se nám osvědčilo důkladně zmapovat a zrevidovat interní procesy. Úsilí se vyplatilo a rychle jsme si na komfort zvykli.”

Monika Drábová

Naše řešení