Řízená dokumentace
Spravujte elektronicky veškerou řízenou dokumentaci. Vyhněte se tak problémům s tvorbou, schvalováním či změnovým interním řízením směrnic a následnou distribucí.
Proč digitalizovat řízenou dokumentaci?
Mějte dokumenty na jednom místě
Už žádné složky a složité vyhledávání. Vše na jednom místě, přístupné odkudkoliv s řízením přístupů.
Směrnice měňte pohodlně
Konec posílání emailů s žádostí o připomínkování a schválení. Celý proces je řízen systémem.
Zbavte se duplicit
Eliminace duplicit a nepřehlednosti ve verzích. Uživatelé vidí, jen to co mají.
Zvyšte svou produktivitu
Minimum manuálních kroků, hlídaní platností, seznámení. Vše za vás pohlídá, zpřehlední a odřídí DOCU-X.
Mějte přehled o svém týmu
V reálném čase vidíte, kdo a kdy se seznámil se směrnicí, kdo ještě ne. Zároveň lze např. upozorňovat na nesplnění termínu pro seznámení.
Najděte řešení i pro další oblasti
Docu-x je tu od toho, aby vám pomáhalo tam, kde je třeba.
Další řešeníS těmito systémy máme zkušenosti
Jak vypadá řešení pro digitalizace správu řízené dokumentace?
- Vytvoření dokumentu popř. generování ze šablony
- Další úpravy dokumentu vč. verzování a odeslání k připomínkování
- Finální schvalování a publikace
- Odeslání k seznámení formou úkolu a notifikace
- Potvrzení o seznámení se (reporty)
DOCU-X usnadňuje práci při vytváření nových směrnic. Součástí řešení správy řízené dokumentace jsou šablony, s nimiž nové normy vzniknou mnohem rychleji a jednodušeji, a mají vždy jasně danou strukturu.
Schvalovat a připomínkovat dokumentaci může s naším řešením kdokoliv a kdykoliv. Ať už na webu nebo z telefonu. Sami si pak nastavíte termíny pro splnění.
Stačí vybrat kdo je za schválení dokumentace zodpovědný a naše řešení se postará, aby dotyčný dostal přidělený úkol. Vy už pak jen sledujete, kdy jej splnil a jak.
Chcete vědět, kdo si směrnici přečetl a kdo ještě ne? V reálném čase máte přehled o tom, jak má váš tým nové směrnice nastudované. Systém pak umí upozornit ty, kdo je ještě ani neviděl :)
Mějte v normách naprostý pořádek. I když některé normy stáhnete či znepřístupníte, mohou se vám v budoucnosti hodit. Archiv platných i neplatných norem udržuje v řízené dokumentaci pořádek – jsou vždy snadno k nalezení.
Kdo využívá naše řešení pro digitalizaci dokumentů a procesů?
Často vás zajímá
Jaké přínosy může mít řízená dokumentace pro naši organizaci?
Přínos se odvíjí od objemu dokumentů a požadavků na revize či schvalování. Ukážeme vám, jak může systém podpořit váš proces. Nechceme slibovat úsporu, aniž bychom znali vaši firmu.
Jak funguje správa verzí a platných dokumentů?
Systém eviduje jednotlivé verze a umožňuje pracovat pouze s aktuální verzí dokumentu.
Podporuje systém připomínkování a schvalovací kroky?
Ano, workflow lze nastavit dle požadavků ISO nebo interních norem.
Jak je řešeno potvrzování seznámení zaměstnanců s dokumenty?
Potvrzení je možné zaznamenat a sledovat v přehledech.
Je možné začít základním balíčkem a postupně přidávat specifické úpravy?
Ano, balíček lze rozšiřovat o další funkce nebo procesy podle potřeby.
